FAQ – häufige Fragen zu Catering & Eventservice
Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Anfrage, Angebot, Lieferung, Aufbau, Service, Ausstattung, Zahlung und Änderungen vor der Veranstaltung.
Wie früh sollte eine Anfrage gestellt werden?
Online-Shop: bis 400 € mindestens 3 Tage, ab 400 € mindestens 5 Tage vorher. Individuelle Veranstaltungen hängen von Datum, Umfang und Verfügbarkeit ab. Aufträge mit Service vor Ort werden in der Regel nicht kurzfristiger als 14 Tage vorher angenommen. Für Hochzeiten, Firmenfeiern und Termine in der Hauptsaison empfehlen wir eine Terminreservierung ca. 6 Monate im Voraus; Details können später abgestimmt werden.
Gibt es eine Selbstabholung?
Eine Selbstabholung ist nicht vorgesehen. Bestellungen werden nach einem vorab abgestimmten Produktions- und Logistikplan vorbereitet. Die Übergabe erfolgt daher über eine vereinbarte Lieferung oder direkt am Veranstaltungsort. Kurzfristig vorbeikommen und eine Bestellung ohne abgestimmten Zeitfenster abholen ist nicht möglich.
Kann man bei Erhalt bezahlen?
Bei Bestellungen bis 400 € gilt grundsätzlich Vorauszahlung. Ab 400 € hängt die Zahlung vom Kundentyp und Projekt ab: bei Privatkunden meist 50 % Anzahlung, bei neuen Firmenkunden meist 25 % Anzahlung. Die genaue Zahlungsregelung steht im Angebot, in der Auftragsbestätigung oder auf der Rechnung.
Ja, nach Vereinbarung. Wenn eigener Alkohol von unserem Personal ausgeschenkt und serviciert wird, wird ein Korkengeld verrechnet: standardmäßig 1 € pro Gast und Servicestunde.
Was bedeutet „Serviceleistung“ auf der Rechnung?
Bei einer einfachen Lieferung bis zur ersten Gebäudetür wird keine Serviceleistung verrechnet. Wenn zusätzlich Tragen, Aufbau, schönes Anrichten, Aufstellen, Anschließen von Ausstattung oder ähnliche Arbeiten vor Ort gewünscht sind, zählt das als Serviceleistung. Diese liegt in der Regel bei etwa 7–12 % der Auftragssumme und wird im Angebot separat ausgewiesen.
Anfrage & Bestellung
Es gibt zwei Varianten. Standardpositionen aus dem Sortiment können direkt in unserem Online-Shop ausgewählt und bestellt werden. Wenn es um eine konkrete Veranstaltung, ein individuelles Menü, Lieferung, Service, Ausstattung oder einen besonderen Zeitplan geht, senden Sie bitte eine Anfrage mit Datum, Adresse, ungefährer Gästeanzahl und Format der Veranstaltung. In diesem Fall wird das Angebot individuell für die konkrete Veranstaltung erstellt.
Eine Bestellung im Online-Shop gilt nach der Bestellung und der weiteren Bestätigung durch LILI LEVI OG als angenommen. Eine individuelle Veranstaltung gilt erst nach der schriftlichen Bestätigung des abgestimmten Angebots als bestätigt. Bis dahin sind Anfrage, Kalkulation und die Besprechung der Details vorläufig.
Für ein individuelles Angebot geben Sie bitte Datum, Adresse des Veranstaltungsortes, ungefähre Gästeanzahl, Format der Veranstaltung, gewünschte Zeit für Lieferung, Service oder Ausgabe sowie besondere Wünsche zu Menü, Getränken oder Ausstattung an. Je genauer die Angaben sind, desto schneller und präziser kann ein Angebot erstellt werden.
Bei einzelnen Positionen im Online-Shop kann eine Mindestbestellmenge angegeben sein. Diese wird direkt beim Produkt angezeigt und bei der Bestellung berücksichtigt. Bei individuellen Veranstaltungen hängt der Mindestauftrag oder das Mindestbudget vom Format, Datum, Ort, Produktionsumfang, Lieferung, Personal und der benötigten Ausstattung ab. Deshalb werden solche Anfragen projektbezogen kalkuliert und nicht nach einer einheitlichen Fixsumme.
Kleinere Bestellungen im Online-Shop bis 400 € bitten wir mindestens 3 Tage vorher aufzugeben, Bestellungen ab 400 € mindestens 5 Tage vorher. Bei individuellen Veranstaltungen hängt die Möglichkeit von Datum, Projektumfang und unserer aktuellen Auslastung ab. Aufträge mit Service vor Ort werden in der Regel nicht kurzfristiger als 14 Tage vorher angenommen, besonders wenn Personal, Lieferung, Ausstattung oder ein genauer Zeitplan erforderlich sind. Für Hochzeiten, Firmenfeiern und Veranstaltungen in der Hauptsaison empfehlen wir eine frühzeitige Terminreservierung, nach Möglichkeit etwa 6 Monate im Voraus. Details können später abgestimmt werden; die Reservierung hilft aber sicherzustellen, dass wir für die Umsetzung Ihres Projekts verfügbar sind.
Die erste Kalkulation für eine individuelle Veranstaltung wird kostenlos erstellt. Unsere Anfrageformulare sind sehr detailliert, daher kann bei vollständigen Angaben in der Regel gleich ein passender Vorschlag für die Veranstaltung ausgearbeitet werden. Dieses Angebot kann nach Wünschen und Budget angepasst werden. Mehrere separate Angebotsvarianten, alternative Konzepte oder eine weitere detaillierte Ausarbeitung erfolgen nach Terminreservierung und vereinbarter Anzahlung.
Lieferung & Veranstaltungsort
Die LILI LEVI OG hat ihren Firmensitz in Gänserndorf, die Produktionsküche befindet sich in Wien. Wir arbeiten nicht als Geschäft mit laufender Abholung, sondern nach vorab abgestimmten Bestellungen, einem geplanten Produktionsablauf und Lieferung an den Veranstaltungsort.
Eine Selbstabholung ist nicht vorgesehen. Bestellungen werden nach einem vorab abgestimmten Produktions- und Logistikplan vorbereitet. Die Übergabe erfolgt daher über eine vereinbarte Lieferung oder direkt am Veranstaltungsort. Kurzfristig vorbeikommen und eine Bestellung ohne abgestimmtes Zeitfenster abholen ist nicht möglich.
Die Lieferung von Bestellungen ist in Wien und in den umliegenden Städten möglich. Veranstaltungsservice bieten wir in Wien und in ganz Niederösterreich an. Nach Vereinbarung sind auch Projekte in weiteren nahegelegenen Regionen Österreichs sowie in Nachbarländern möglich.
Bei einer einfachen Standardlieferung bis zur ersten Gebäudetür orientieren wir uns in der Regel an etwa 0,70–0,90 € pro Kilometer Anfahrt zum Kunden. Wenn zusätzlich Ausstattung, Entladung, Tragen, Aufbau, Abbau oder ein Rücktransport erforderlich sind, liegt die Kalkulation meist bei etwa 1,00–1,20 € pro Kilometer oder wird je nach Aufwand separat berechnet. Die genaue Höhe hängt von Adresse, Bestellumfang, Menge der Ausstattung und dem tatsächlichen Aufwand vor Ort ab. Deshalb werden Transport- und Logistikkosten im Angebot getrennt ausgewiesen.
Für die Lieferung oder den Veranstaltungsservice benötigen wir die genaue Adresse, eine Kontaktperson vor Ort, einen geeigneten Zugang zum Entladen und die Möglichkeit, die Bestellung zum vereinbarten Zeitpunkt zu übergeben. Wenn Aufbau, Service, warme Speisen oder Ausstattung vorgesehen sind, werden die Bedingungen vor Ort vorab abgeklärt: Strom, Wasser, Arbeitsfläche, Platz für Tisch oder Buffet sowie Zugang für das Personal. Falls der Veranstaltungsort besondere Genehmigungen, Zutritte oder Versicherungen verlangt, liegt dies in der Regel beim Kunden, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde.
Bei der Angabe der gewünschten Lieferzeit bitten wir, unser standardmäßiges Lieferzeitfenster zu berücksichtigen. Besonders in Wien gilt eine Abweichung von etwa ±30 Minuten zur angegebenen Zeit als normal. Das hängt mit Verkehr, Staus, Parkplatzsituation und Entladebedingungen zusammen. Diese Abweichung gilt nicht als Verspätung. Als Verspätung gilt erst eine Überschreitung dieses Zeitfensters. Wenn eine besonders genaue Übergabe zu einer bestimmten Uhrzeit erforderlich ist, muss dies vorab separat vereinbart werden.
Wenn sich der Zugang zum Veranstaltungsort, zur Entladung, zum Aufbau oder zur Übergabe der Bestellung aus Gründen verzögert, die nicht in unserem Einflussbereich liegen, können zusätzliche Kosten separat verrechnet werden. Bei einer einfachen Lieferung wird eine Wartezeit in der Regel mit etwa 40–60 € pro Stunde Stehzeit kalkuliert. Wenn die Verzögerung Service, Personal, Aufbau, Abbau, eine erneute Lieferung oder eine Änderung der Logistik betrifft, hängt die Verrechnung vom tatsächlichen Aufwand und der Zeit vor Ort ab.
Zahlung & Terminreservierung
Für alle Bestellungen bis 400 € gilt eine vollständige Vorauszahlung – unabhängig davon, ob die Bestellung über den Online-Shop oder über eine individuelle Anfrage erfolgt. Bei Bestellungen und Veranstaltungen ab 400 € hängt die Zahlungsregelung vom Kundentyp und vom jeweiligen Projekt ab. Für Privatkunden ist in der Regel eine 50 % Anzahlung vorgesehen, für neue Unternehmenskunden eine 25 % Anzahlung. Bei Stammkunden kann die Zahlung auch nach der Durchführung der Veranstaltung erfolgen. Die konkrete Zahlungsregelung wird im Angebot, in der Auftragsbestätigung oder auf der Rechnung festgehalten.
Der Restbetrag wird je nach vereinbarter Zahlungsregelung bezahlt. Bei Privatkunden erfolgt die Restzahlung in der Regel vor der Veranstaltung oder am Veranstaltungstag vor Beginn. Bei neuen Unternehmenskunden kann der Restbetrag nach erbrachter Leistung mit der Schlussrechnung verrechnet werden. Bei Stammkunden ist die Zahlung oft nach der Veranstaltung innerhalb der vereinbarten Frist möglich. Die genauen Zahlungsfristen werden immer im Angebot, in der Auftragsbestätigung oder auf der Rechnung festgehalten.
Bei Bestellungen über den Online-Shop ist die Zahlung per Karte oder Banküberweisung möglich. Bei individuellen Bestellungen und Veranstaltungen erfolgt die Zahlung in der Regel per Banküberweisung oder per Kartenzahlung über einen Zahlungslink. Vor Ort ist nach vorheriger Vereinbarung auch eine Zahlung in bar oder mit Bankomatkarte möglich. Die konkrete Zahlungsart wird im Angebot, in der Auftragsbestätigung oder auf der Rechnung festgehalten.
Der Termin gilt erst nach schriftlicher Bestätigung und Zahlung der Terminreservierung als reserviert. Die Reservierung beträgt 400 € und wird als Teilzahlung auf die Bestellung oder Veranstaltung angerechnet. Eine unverbindliche Anfrage oder Detailbesprechung ohne Reservierungszahlung gilt nicht als Terminbuchung. Bei einer Absage durch den Kunden wird die Reservierung nicht rückerstattet, da sie die Projektausarbeitung, den organisatorischen Aufwand und die Reservierung des gewünschten Termins abdeckt.
Ja. Für eine Firmenrechnung benötigen wir den vollständigen Firmennamen, die Adresse, falls vorhanden die UID-Nummer, eine Kontaktperson und die E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand. Diese Angaben sollten am besten bereits bei der Anfrage oder Bestellung übermittelt werden, damit die Unterlagen korrekt vorbereitet werden können.
Wenn nach der Bestätigung zusätzliche Gäste, Speisen, Getränke, Personal, Mietartikel, Lieferung, Aufbau oder zusätzliche Einsatzzeit dazukommen, kann sich der Gesamtbetrag entsprechend ändern. Solche Änderungen werden schriftlich abgestimmt und zur Bestellung oder zur Schlussrechnung ergänzt.
Eine Reduktion der Gästeanzahl, einzelner Positionen oder des Leistungsumfangs ist nur bis 7 Kalendertage vor der Veranstaltung möglich. Danach kann eine Reduktion nicht garantiert werden: Der zu diesem Zeitpunkt bestätigte Umfang gilt als Mindestauftrag und kann in der Regel nicht mehr nach unten korrigiert werden.
Wenn die Zahlung nicht innerhalb der vereinbarten Frist eingeht, kann die Durchführung der Bestellung oder Veranstaltung ausgesetzt oder abgelehnt werden. Mögliche Mahnkosten, Verzugszinsen oder zusätzliche Aufwände richten sich nach den AGB und danach, ob es sich um einen Privatkunden oder Unternehmenskunden handelt.
Service & Ausstattung
Es sind verschiedene Formate möglich: einfache Lieferung, Lieferung mit Aufbau, Gästeservice, Servicepersonal, Barformat, Getränkeservice und Rücktransport von Ausstattung. Der konkrete Serviceumfang hängt vom Veranstaltungsformat, vom Veranstaltungsort, vom Zeitplan und vom abgestimmten Angebot ab.
Zum Service vor Ort können die Vorbereitung von Tisch oder Buffet, das Anrichten und Nachlegen von Speisen, die Ausgabe von Fingerfood, der Getränkeservice, ein Barformat, die Betreuung der Gäste, Sauberkeit im Cateringbereich und die Koordination der Ausgabe nach dem Zeitplan der Veranstaltung gehören. Der genaue Serviceumfang wird vorab abgestimmt und im Angebot festgehalten.
Ja. Für Veranstaltungen können Geschirr, Gläser, Textilien, Tische, Buffet-Equipment, Dekoration und weitere Ausstattung dazubestellt werden. Mietartikel werden separat kalkuliert oder als eigener Teil des Angebots angeführt. Eine Auswahl finden Sie auch im Mietbereich unseres Online-Shops.
Ab der Übergabe bis zur Rückgabe liegen gemietete Geschirrteile, Gläser, Textilien, Ausstattung und andere Mietartikel in der Verantwortung des Kunden. Bei Verlust, Beschädigung oder starker Verschmutzung können Kosten für Reparatur, Reinigung oder Ersatz verrechnet werden.
Nach der Veranstaltung holen wir unsere eigenen Mietartikel, Ausstattung, Geschirr, Gläser, Textilien und jene Elemente ab, die im Rahmen des Caterings bereitgestellt wurden. Eine Grundreinigung des Veranstaltungsortes, die Entsorgung von Gästemüll oder die Reinigung von Bereichen, die nicht zu unserer Leistung gehören, ist im Standardumfang nicht enthalten, sofern dies nicht separat im Angebot vereinbart wurde.
Ja, nach Vereinbarung kann eigener Alkohol des Kunden verwendet werden. Wenn dieser Alkohol von unserem Personal ausgeschenkt und serviciert wird, wird im Angebot ein Korkengeld separat ausgewiesen. Der Standardtarif beträgt 1 € pro Gast und Servicestunde. Die genaue Form der Ausgabe, Gläser, Barformat und Servicepersonal werden im Angebot separat festgehalten.
Hinweis: In Österreich ist das Ausschenken von Alkohol bei Veranstaltungen ausschließlich Unternehmen gestattet, die über eine entsprechende Gastgewerbeberechtigung verfügen. Ein Verstoß gegen diese Bestimmung stellt eine Verwaltungsübertretung dar. Gemäß § 366 Abs. 1 Z 1 der Gewerbeordnung 1994 wird das Ausschenken von Alkohol ohne die erforderliche Berechtigung mit einer Geldstrafe von bis zu 3.600 € geahndet, in besonders schweren Fällen kann es sogar zu einer vorübergehenden Betriebsschließung kommen.
Menü & besondere Wünsche
Ja, eine kleine Anpassung des Menüs ist auf Kundenwunsch möglich. Die meisten Positionen sind bereits auf der Website dargestellt, einzelne Details wie Zusammensetzung, Präsentation, Gestaltung oder Menge können aber an das Format der Veranstaltung angepasst werden. Wenn dafür zusätzliche Produkte, mehr Vorbereitungszeit oder eine eigene Ausarbeitung erforderlich sind, kann sich dies auf den Preis auswirken.
Ja, solche Varianten können vorab abgestimmt werden. Im Menü können vegetarische, vegane, ohne Schweinefleisch oder andere spezielle Positionen berücksichtigt werden – je nach Veranstaltungsformat, Gästeanzahl und ausgewähltem Sortiment. Wichtig ist, solche Wünsche bereits bei der ersten Anfrage anzugeben, damit sie im Angebot berücksichtigt werden können.
Allergien, Unverträglichkeiten und Ernährungseinschränkungen sollten am besten bereits bei der ersten Anfrage angegeben werden. So können sie bei der Auswahl des Menüs und bei der Vorbereitung des Angebots berücksichtigt werden. Vor der finalen Bestätigung der Bestellung sollten diese Angaben nochmals geprüft und schriftlich bestätigt werden.
Nein. Trotz sorgfältiger Vorbereitung werden in der Produktionsküche verschiedene Produkte verarbeitet. Daher können Spuren von Allergenen oder Kreuzkontakt nicht vollständig ausgeschlossen werden. Kritische Allergien und starke Unverträglichkeiten müssen unbedingt vorab bekanntgegeben werden, damit beurteilt werden kann, ob das gewählte Menüformat geeignet ist.
Änderungen an einem bereits abgestimmten Menü sind nur bis 7 Kalendertage vor der Veranstaltung möglich, sofern Einkauf, Vorbereitung und Produktionsplan dies zulassen. Danach können Änderungen nicht garantiert werden: Wenn Produkte bereits bestellt wurden, die Vorbereitung begonnen hat oder die Produktion eingeplant ist, kann ein Austausch einzelner Positionen nicht mehr möglich sein oder sich auf den Preis auswirken. Sollte eine Position saisonal oder lieferbedingt nicht verfügbar sein, kann nach Abstimmung eine gleichwertige Alternative angeboten werden.
Speisenreste nach der Veranstaltung verbleiben beim Kunden als Teil der bezahlten Bestellung. Die weitere Lagerung, Kühlung, Mitnahme, Verwendung oder Entsorgung liegt in der Verantwortung des Kunden. Nach Ende des Services übernimmt die LILI LEVI OG keine Verantwortung mehr für Qualität und Sicherheit von Speisen, die nicht mehr in unserem Einflussbereich stehen.
Storno, Reklamation & Verantwortung
Eine Stornierung der Bestellung oder Veranstaltung muss schriftlich erfolgen. Für die Berechnung der Stornofristen ist der Zeitpunkt maßgeblich, zu dem die Stornierung bei der LILI LEVI OG eingelangt ist. Der Kunde ist verpflichtet, eine Stornierung oder wesentliche Änderungen der Veranstaltung so früh wie möglich schriftlich mitzuteilen.
Bei einer Stornierung gelten die Bedingungen laut AGB. Langt die Stornierung 10–6 Kalendertage vor der Veranstaltung ein, werden 25 % des vereinbarten Auftragswertes einbehalten; bei 5–3 Kalendertagen vor der Veranstaltung 70 %; bei weniger als 3 Kalendertagen 100 %. Bereits beauftragte externe Leistungen und tatsächlich entstandene verpflichtende Kosten im Auftrag des Kunden werden separat verrechnet.
Wenn die Durchführung der Veranstaltung durch Umstände außerhalb des Einflussbereichs der Parteien unmöglich wird, etwa durch höhere Gewalt, Wetterbedingungen oder Energieausfälle, werden beide Parteien von weiteren Verpflichtungen befreit. Der Kunde ersetzt nur die tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Kosten der LILI LEVI OG.
Die Bestellung ist sofort bei Erhalt oder Übergabe auf Vollständigkeit und Qualität zu prüfen. Etwaige Beanstandungen müssen bei der Übergabe schriftlich festgehalten werden. Werden zu diesem Zeitpunkt keine Beanstandungen gemeldet, gilt die Bestellung als ordnungsgemäß übernommen.
Sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde, liegen notwendige Genehmigungen, Zutritte, Vorgaben des Veranstaltungsortes, Anforderungen zu Versicherung, Zugang, Strom, Wasser, Lärm, Sicherheit und Organisation der Veranstaltung in der Verantwortung des Kunden. Die LILI LEVI OG ist für die vereinbarten Cateringleistungen verantwortlich, jedoch nicht für die allgemeinen Rahmenbedingungen des Veranstaltungsortes, sofern diese nicht ausdrücklich im Angebot enthalten sind.
Noch Fragen offen?
Dann senden Sie uns gerne die wichtigsten Eckdaten zu Ihrer Veranstaltung. Je genauer Datum, Ort, Gästeanzahl und gewünschter Rahmen bekannt sind, desto konkreter kann das Angebot vorbereitet werden.
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